Mengirim dan menulis surel (surat elektronik) atau e-mail adalah kegiatan sehari-hari pekerja. Seperti komunikasi verbal, berkomunikasi melalui tulisan seperti e-mail juga terdapat etiket yang perlu kamu ketahui.
Ada beberapa cara yang dapat mengurangi kesalahpahaman hingga dianggap tidak sopan oleh rekan bisnis atau klien. Dilansir dari Reader’s Digest, berikut merupakan etiket mengirim surel yang profesional untuk pekerja.
1. Pisahkan Antara Alamat Surel Kerja dan Pribadi
Ilustrasi Seseorang dengan Laptop /Foto: Pexels/Tatiana Syrikova
Saatnya berhenti untuk mencampur adukkan alamat surel untuk kerja dan keperluan pribadi. Apalagi kamu menggunakan alamat surel yang kurang profesional seperti nama identitas untuk bermain gim atau fangirling.
Menggunakan surel pribadi untuk kerja tidak terlihat profesional. Kamu juga bisa memalukan diri sendiri ketika menggunakan nama alias yang kekanak-kanakan.
2. Gunakan Namamu dalam Alamat Surel Kerja
Ilustrasi seseorang sedang menggunakan laptop/Foto: Pexels/Mikhail Nilov
Masih berkaitan dengan poin pertama, pastikan kamu menggunakan nama aslimu dalam alamat surel maupun nama panjang yang akan ditampilkan dalam e-mail. Sebab, alamat surel itu akan kamu gunakan untuk mencari kerja, berhubungan dengan klien, dan masih banyak lagi.
3. Hindari Penggunaan GIF dan Emotikon
Ilustrasi emotikon /Foto: Pexels/ROMAN ODINTSOV
Penggunaan GIF dan emotikon perlu dihindari dalam mengirim e-mail kerja. Mengirim kedua hal tersebut dinilai kurang profesional. Selain itu, beberapa aplikasi surel dalam ponsel tidak mampu menerima GIF karena ukurannya yang besar.
Etiket mengirim surel ini wajib kamu patuhi agar terlihat lebih profesional. Namun, mengirim emotikon mungkin saja dapat berlaku kepada perusahaan yang memiliki budaya kerja lebih santai, seperti perusahaan di bidang industri kreatif.
Walau begitu, tetap harus berhati-hati dalam mengirim emotikon. Mengutip Reader’s Digest, emotikon jari jempol bakal terlihat pasif agresif. Tanda seru pun juga dinilai tidak profesional.
4. Jangan Lupa Menulis Subject Line
Ilustrasi seorang perempuan sedang bekerja /Foto: Freepik
Saat membuka pesan masuk dalam surel, seseorang akan melihat subject line dan kalimat pertama untuk pertama kalinya. Subject line bagaikan ‘teaser‘ dari isi pesan.
Maka dari itu, jangan lupa untuk selalu menulis subject line yang jelas dan spesifik. Tulis dengan tata bahasa yang baik, jangan sampai salah ketik, dan hindari menulis dengan cara disingkat-singkat.
5. Tulis Isi Pesan Secara Singkat, Padat, dan Jelas
Ilustrasi seseorang sedang menulis surel/Foto: Pexels/Vlada Karpovich
Semua pekerja sibuk dengan tugas mereka masing-masing. Jadi pastikan isi pesanmu tidak terlalu bertele-tele. Tulis instruksi maupun apa yang ingin disampaikan dengan singkat, padat, dan jelas.
6. Gunakan CC dan BCC Secara Benar
Tampilan Surel dalam Gmail /Foto: Tangkapan Layar
Dalam mengirim e-mail, ada istilah CC (carbon copy) dan BCC (blind carbon copy). Kamu wajib mengetahui perbedaannya. Gunakan CC ketika kamu ingin pihak lain untuk mengetahui semua penerima surel tersebut.
Dalam dunia kantor, CC biasa digunakan ketika kamu ingin penerima lain untuk mengetahui isi e-mail dan penerima utama. Biasanya, manajermu memintamu untuk menempatkannya ke dalam CC.
Sedangkan, BCC dapat kamu gunakan ketika kamu ingin penerima utama tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail tersebut selain dirinya dan penerima lain di kolom CC.
7. Balas dalam Waktu 24 Hingga 48 Jam
Ilustrasi seseorang sedang membalas email /Foto: Pexels/Taryn Elliott
Mengutip Reader’s Digest, etiket membalas e-mail yang baik ialah membalasnya dalam waktu satu hingga dua hari. Akan lebih baik kamu segera membalas pesan saat informasi yang diperlukan telah tersedia.
Jangan menunggu hingga kamu memiliki jawaban yang sempurna. Umumnya, orang-orang senang dengan jawaban yang singkat tetapi cepat.
8. Tulis Balasan Otomatis Saat Cuti
Tampilan Pengaturan ‘Penjawab Saat Libur’ di Gmail /Foto: Tangkapan Layar
Nah, kalau kamu tidak bisa membalas surel dalam waktu yang cepat karena suatu hal seperti cuti, cara ini bisa kamu gunakan. Kamu bisa membuat pesan otomatis yang menunjukkan bahwa kamu sedang tidak tersedia dan pesan akan dibalas sesaat kamu sudah di kantor. Dalam pesan itu, kamu juga bisa menginformasikan selama kamu cuti, klien dapat berhubungan dengan yang rekan kerja yang lain juga.
Mengutip dari Google Help, cara membuat balasan otomatis di Gmail adalah klik pengaturan, lalu scroll hingga ke bawah dan di situ kamu akan melihat ‘vacation responder‘ atau ‘penjawab saat libur’. Tulis rentang waktu, subjek, dan isi pesannya. Jangan lupa simpan perubahannya.
Demikianlah deretan etiket mengirim e-mail hingga etiket membalas e-mail yang perlu kamu ketahui. Dengan mengimplementasikan tata krama tersebut, kamu akan terlihat lebih profesional.
***
Ingin jadi salah satu pembaca yang bisa ikutan beragam event seru di Mirafestivalberlin? Yuk, gabung ke komunitas pembaca Mirafestivalberlin, Mirafestivalberlin.com. Caranya DAFTAR DI SINI!
(naq/naq)
